Một buổi làm việc với khác hàng - A meeting with customer

Làm việc trực tiếp với khách hàng là một trong những điều tối quan trong khi tham gia vào một thương vụ hoặc một dự án.

Đối với dân sales, chúng ta thường xuyên phải tiếp xúc khác hàng, tiếp thị, Demo, thương thảo, đàm phán với khách hàng. Khi làm việc trực tiếp (on meeting) với khác hàng cần chú ý những bước hay những việc quan trọng sau:

1. Chuẩn bị (preparation)

Đây là một khâu vô cùng quan trọng khi tham gia vào một thương vụ hay một dự án lớn. Công việc chuẩn bị càng tốt đến đâu thì buổi làm việc với khách hàng càng hiệu quả. Trong bước này chúng ta cần chuẩn bị những yếu tốt sau:

Thứ nhất: Xác định mục tiêu của buổi làm việc: trao đổi, tư vấn, đàm phán hay Demo sản phẩm

Thứ hai: xây dựng nội dung làm việc hay kế hoạch của buổi làm việc (Agenda), thông thường thì nội dung của buổi làm việc bao gồm đối tượng tham gia, nội dung và thời gian làm việc. Ví dụ:

Nội Dung Công Việc (Agenda)
- Buổi làm việc với công ty ABC ngày 12 tháng 12 năm 2008

- Thành phần tham gia buổi làm việc:
bên FAST gồm có Ông Chu Tuấn Tài (cán bộ kinh doanh); Ông Nguyễn Duy Hoàng (cán bộ nghiệp vụ)

bên ABC gồm có Ông.........

- Nội dung và thời gian của buổi làm việc

- Thời gian bắt đầu 9h

- Giới thiệu về FAST do Ông Chu Tuấn Tài giới thiệu, thời gian 9h -> 9h15'

- Giới thiệu sản phẩm do Ông HoàngND, Thời gian 9h15 -> 10h

- Phần hỏi đáp từ của ABC và trả lời của FAST, 10h - 10h30'

- kết thúc buổi làm việc 10h30'

Thứ ba: chuẩn bị thiết bị (Máy tính; máy chiếu - có thể contact trước với khách hàng xem bên họ có máy chiếu chưa)

Thứ tư: chuẩn bị về chương trình

Thứ năm: chuẩn bị thông tin, tài liệu có liên quan tới nội dung buổi làm việc, khách hàng....

2. Thông báo cho các thành phần liên quan (disseminate agenda for related persons)

Công việc này thường do người cầm trịch của hai bên làm. VD bên FAST thì cầm trịch là cán bộ kinh doanh, bên KH thì có người liên lạc hoặc người quyết định.

Thông báo cho thành phần bên FAST: Người cầm trịch (thường là Sales) thông báo nội dung (nhân sự, công việc, thời gian...) cho người tham gia buổi làm việc (vd: kỹ thuật)

Thông báo cho thành phần bên KH: Gửi mail nội dung làm việc cho khách hàng (người liên lạc chính) để họ phổ biến nội dung làm việc cho nhân sự bên họ

3. Điều khiển buổi làm việc (conduct a meeting)

Đây là khâu quan trọng nhất của buổi làm việc. Đòi hỏi người cầm trịch (sales) phải có đầu óc tỉnh táo, thông minh. Trong suốt quá trình làm việc với khác hàng trong buổi làm việc cần phải dẫn dắt, điều khiển, giao tiếp, quyết định, ghi chép...

Dẫn dắt: dẫn dắt làm sao cho buổi làm việc được theo đúng nội dung gửi trước (Agenda); đúng thời gian và dẫn dắt theo hướng có lợi cho mình.

Điều khiển: Nếu điều khiển được 2 bên thì rất tuyệt vời nhưng chí ý cũng điều khiển được nhân sự bên mình, người điều khiển cần phải tỉnh táo để tránh sa lầy vào những chỗ không cần thiết, không có lợi cho mình cũng như tránh làm cho khách hàng hụt hẫng, cảm thấy nhàn chán, không hiểu...

Giao tiếp: trong suốt quá trình làm việc là quá trình giao tiếp; đàm phán;....Ngoài giao tiếp về nội dung chính của buổi làm việc, đôi khi ta còn đá cả ngoài lề khi mà có sự bế tắc, nhàn chán, mệt mỏi...trong quá trình làm việc, điều này đòi hỏi sales phải quan sát, nắm bắt tình hình.....Đôi khi trong quá trình giao tiếp, chúng ta có thể dò hỏi để có được những thông tin quý giá về nhu cầu; mức đầu tư hay kế hoạch của khách hàng ...

Ghi chép: ghi chép cũng là một việc quan trọng phải làm. Trong quá trình làm việc nếu khai thác thêm được thông tin thì ta phải ghi chép lại ngay, chúng ta phải ghi chép lại những điểm hài lòng hay không hài lòng của khách hàng về sản phẩm, ghi chép lại câu hỏi thắc mắc hay yêu cầu của khách hàng, ....Mục đích của việc ghi chép là nắm bắt thông tin, lưu trữ thông tin để đưa ra những quyết định hoặc có thể lập biên bản làm việc.

................................

4. Giai đoạn sau buổi làm làm việc (follow-up)

Kết thúc làm việc, có thể ta sẽ phải làm biên bản để gửi cho nhân sự tham gia. Làm các công việc liên quan đến nội dung buổi làm việc như: trả lời thắc mắc cho khách hàng; thảo luận với bộ phận kỹ thuật về phương án có thể đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, viết hồ sơ giải pháp cho khách hàng (dựa vào đặc thù của khách hàng); gửi đề xuất chi phí