Các bước để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán

Bạn đang băn khoăn khi không biết phải lựa chọn nhà cung cấp phần mềm kế toán như thế nào cho doanh nghiệp của phạn.Sản phẩm mà bạn lựa chọn sẽ là một công cụ hộ trợ cho công việc của ban được tốt có thể sẽ là 5 đến 10 năm – giả sử như sự lựa chọn của bạn là đúng đắn. Đã có rất nhiều doanh nghiệp đã buộc phải thay đổi lại do những quyết định vội vàng. Lựa chọn nhà cung cấp bạn cần vừa phải đạt được tiêu chí cung cấp một sản phẩm dịch vụ có chất lượng tốt mà vừa có giá cả hợp lý. Là một nhà cung cấp sản phẩm chuyên nghiệp chúng tôi xin tư vấn với khách hàng trước khi lựa chọn một phần mềm kế toán cho doanh nghiệp, bạn cần phải tìm hiểu các vấn đề như:
- Xác định yêu cầu thực tế của doanh nghiệp trước khi lựa chọn sản phẩm: việc lựa chọn một phần mền kế toán phải được xem như một dự án như bất kỳ một dự án nào khác. Các công việc với quy trình và mục tiêu phải rõ ràng. Khi đã xác định được những động cơ lựa chọn, ta phải chọn được đội ngũ triển khai và áp dụng những biện pháp quản trị trong việc lựa chọn đó.
- Sản phẩm được sử dụng rộng rãi nhất trên thị trường: bạn sẽ dễ dàng tìm được những cầu trả lời và sự chia sẻ trên một môi trường cộng đồng nếu như sản phẩm của bạn được nhiều người sử dụng. Bạn sẽ được tư vấn cũng như trao đổi về nghiệp vụ nhiều hơn trên các diễn đàn nếu như có nhiều doanh nghiệp sự dụng sản phẩm mà bạn đang sử dụng.
- Lựa chọn đối tác lớn và có thương hiệu: thương hiệu của nhà cung cấp được đánh giá và khẳng định qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp. Là một người mua hàng thông minh chắc chắn bạn sẽ lựa chọn sản phẩm mà bạn đã biết và được tín nhiệm trên thị trường và bạn sẽ yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm đó.
- Yêu cầu trình bày Demo sản phẩm: ngoài việc tìm hiểu sản phẩm qua việc giới thiệu và tài liệu liên quan, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp giới thiệu thực tế yêu cầu nghiệp vụ của bạn trên sản phẩm để bạn có một cái nhìn trực quan và sâu rộng hơn về sản phẩm. Sau mỗi lần trình bày của từng nhà cung cấp ta phải lập tức làm bảng đánh giá sản phẩm xem xét so với các sản phẩm khác.
- Đến thăm nhà cung cấp: việc đến thăm nhà cung cấp sẽ giúp bạn biết được quy mô của doanh nghiệp, môi trường và phương pháp làm việc của nhà cung cấp. Đây thực sự là :”Chăm nghe không bằng mắt thấy” điều này sẽ giúp bạn đặt niền tin tốt nhất và đối tác mà bạn lựa chọn.
- Tìm hiểu qua các khách hàng đã sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp: đây là một việc bạn nên làm khi lựa chọn sản phẩm. Việc tìm hiểu từ những doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp bạn cần sẽ cho bạn biết được thực sự sản phẩm. Các câu hỏi mà bạn cần phải chuẩn bị như: Điểm hay nhất của phần mềm là gì? Điểm gì chưa đạt yêu cầu, các chức năng có đáp ứng tốt không, việc hỗ trợ như thế nào…
- Giá bán của sản phẩm: Phần này đề nghị các nhà cung cấp cho biết về giá cả. Phải lưu ý vào giai đoạn này, khi nhà cung cấp chưa khảo sát kỹ yêu cầu của bạn thì khó có thể trả lời được giá cả của phần triển khai mà chỉ có thể cung cấp giá của riêng phần mềm. Vì vậy bạn phải dự phòng ngân sách cho phần triển khai là từ 1 cho đến 2 lần giá phần mềm đối với các doanh vừa và nhỏ, và từ 3 đến 5 lần giá phần mềm cho các doanh nghiệp lớn.
- Thời điểm lựa chọn mua sản phẩm: Lý tưởng nhất là ta bắt đầu sự lựa chọn trước 6 tháng trước khi bắt đầu triển khai ứng dụng. Lưu ý là triển khai vào ngay cuối năm hoặc đầu năm mới không phải là thời gian tốt. Chúng ta phải xác định rất rõ:
1. Khi nào bắt đầu quá trình lựa chọn?
2. Khi nào sẽ ra quyết định?
3. Khi nào sẽ bắt đầu việc triển khai?
4. Khi nào việc triển khai sẽ kết thúc?
- Lựa chọn thông qua đấu thầu: nếu như giải pháp của doanh nghiệp của bạn yêu cầu có quy mô và chi phí lớn, thì việc tổ chức đấu thầu. Tài liệu mời thầu dùng để xác định các nhà cung cấp phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặt ra.Tài liệu mời thầu giúp ta tin chắc chắn là tất cả các nhà cung cấp đều lựa chọn trên cùng một tiêu chuẩn và các bảng trả lời sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi và so sánh.
Trên đây là một số phương pháp mà chúng tôi đưa ra, hi vọng sẽ giúp được bạn sẽ lựa chọn được một nhà cung cấp phù hợp và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn. Lựa chọn phần mềm là một lựa chọn công cụ làm việc cho bạn, phần mềm và dịch vụ đó có tốt thì công cụ của bạn mới phát huy được hiệu quả trong công việc của bạn. Chúc các bạn thành công.

Tác giả: Đào Đức Phú/ Phòng Kinh Doanh FHN
Tài liệu tham khảo
Stewart McKie. The Accounting Software Handbook: Your Guide to Evaluating Vendor Applications. Duke Communications International. Colorado. 1998, 267pp.