Xây dựng danh mục từ điển có ý nghĩa như thế nào trong phần mềm kế toán và quản lý?

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài sử dựng các sản phẩm phần mềm phục vục cho việc quản lý doanh nghiệp. Song đa số người sử dụng phần mềm tại các doanh nghiệp đều luôn gặp fải một vấn đề khó trong việc đặt mã cho các vật tư, khách hàng, nhà cung cấp… Làm thế nào để mã hóa được các đối tượng danh mục một các hợp lý nhất và dễ sử dụng nhất, đảm bảo cho phục vụ công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Hay đối với các Công ty lớn hay các Tổng Công Ty có nhiều đơn vị thành viên, trường hợp số liệu được cập nhập ở nhiều nơi và tổng hợp vào một cơ sở dữ liệu trung tâm thì việc đặt mã luôn được chú ý đặc biệt. Bởi nếu không có sự thống nhất gữa đơn vị bên trên và đơn vị cấp dưới sẽ dẫn đến hiện tượng trùng lặp, chồng chéo về cách đặt mã, gây ảnh hưởng đến việc tổng hợp số liệu trên báo cáo.

Các danh mục từ điển cần xây dựng gồ có:danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (Công trình và hạng mục công trình, đề án…), danh mcụ hợp đồng mua/bán, danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục hàng hóa vật tư, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do…

Bằng những kinh nghiệm tư vấn triển khai của mình qua nhiều năm chúng tôi xin tư vấn cho người sử dụng một số cách xây dựng hệ thống, mã hóa của các danh mục một cách tiện dụng và phù hợp với người sử dụng phần mềm:

Trước tiên mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

- Mã phải là duy nhất trong danh mục (mã không được lồng hoặc trùng nhau).

- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhập và tra cứu.

- Đặt mã phải đồng nhất (đặt theo một quy tắc nhất định)

- Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.

- Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng sao cho thật tiện lợi cho việc sử lý và lên báo cáo.

Một số gợi ý về cách thức xây dựng hệt thống mã hóa của các danh mục:

- Trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Tiện lợi của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến các tên danh điểm. VD: đối với các khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYX có mã là XYZ…

- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có một cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. VD: đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà Nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM…

- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn Công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

- Lưu ý khi mã hóa: không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lạ là một phần trong mã của một danh điểm khác, VD: mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp hai mã trên xảy ra hiện tượng lồng nhau bởi mã KLABC1 lồng trong mã KLABC. Vậy với trường hợp này ta phải mã hóa là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hóa sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

Đó là một số trường hợp chúng tôi nêu ra giúp người sử dụng chương trình một cách hiệu quả nhất trong việc ứng dụng phần mềm quản lý cho doanh nghiệp của mình. Chúc thành công!

(Bài viết có sử dụng tài liệu trong cuấn hướng dẫn sử dụng ).